Rejestracja czasu pracy w firmie – sprawdź, jak prowadzić ją efektywnie

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników to jeden z obowiązków każdego pracodawcy. Jeszcze kilkadziesiąt lat temu taka ewidencja miała zwykle postać papierowych list i dokumentów, których przeglądanie w poszukiwaniu konkretnej informacji było żmudne i uciążliwe. W niektórych firmach korzysta się z nich do dziś. Na szczęście mamy też do dyspozycji znacznie praktyczniejsze rozwiązania. Które z nich zasługują na uwagę? Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczną rejestrację czasu pracy?

Jak wygląda rejestracja czasu pracy w formie elektronicznej?

Podstawą działania takiej formy ewidencji czasu pracy jest odpowiednio dobrany system RCP. W przypadku rozwiązań oferowanych przez https://inewi.pl/ nie jest konieczne nawet inwestowanie w żadną specjalną infrastrukturę. Wystarczy założyć konto na portalu i ewentualnie zainstalować darmową aplikację na telefonie i już można przystąpić do pracy. Rejestracja może odbywać się zarówno z poziomu komputera, jak i smartfonu. Dostęp do danych online umożliwia przeglądanie ich o każdej porze, z dowolnego miejsca.

Jakie informacje zapisuje system RCP?

W systemie zapisywane są wszystkie informacje dotyczące czasu pracy pracowników, długość trwania przerw, godziny, w których wchodzą do pracy i pory, o których z niej wychodzą. Na ich podstawie w prosty i przystępny sposób można monitorować nadgodziny czy spóźnienia. Dla wygody użytkownika wszystkie dni, w których pracownik pojawia się w pracy później lub wychodzi wcześniej, są dodatkowo oznaczane. System odróżnia również podstawowy czas pracy od ponadnormatywnego. Wystarczy jeden rzut oka, by wyłapać wszystkie anomalie czy ewentualne błędy.

Ewidencja prowadzona jest zgodnie z wymaganiami Kodeksu Pracy i uwzględnia wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane osobowe poszczególnych pracowników, daty ich obecności w pracy, a także godziny wejścia i wyjścia. Bardziej szczegółowe informacje na temat oferowanych przez inewi rozwiązań w zakresie rejestrowania czasu pracy znajdziesz na: https://inewi.pl/Funkcje/Rejestracja-Czasu-Pracy.

Jakie zalety ma elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Elektroniczne ewidencjonowanie czasu pracy pracowników ma szereg zalet, z których najważniejsza to precyzja działania systemu. Wszystkie informacje zapisywane są automatycznie, a to oznacza, że eliminujemy ryzyko wystąpienia błędów ludzkich typowych dla ewidencji w formie papierowej. Nie trzeba tracić czasu na żmudne, codzienne zbieranie podpisów i egzekwowanie ich od pracowników, którzy notorycznie zapominają o wpisaniu się na listę. Za pomocą kilku kliknięć można przygotować czytelne podsumowania i raporty dla konkretnego okresu czy wybranego pracownika. Dzięki temu, że są dostępne online, możesz mieć do nich dostęp z każdego miejsca. 

Wybierając rozwiązania niewymagające inwestowania w specjalne programy i urządzenia, oszczędzasz też pieniądze. Ponadto eliminujesz ryzyko zagubienia czy uszkodzenia dokumentacji, o co nie trudno w przypadku papierowych list.

Na uwagę zasługuje również możliwość integracji systemów do rejestracji czasu pracy z najpopularniejszymi programami kadrowo-płacowymi, takimi jak Gratyfikant GT, Comarch Optima, R2Płatnik oraz Sage Symfonia. Zdecydowanie ułatwia to i przyspiesza przygotowywanie comiesięcznych rozliczeń płacowych.

Artykuł powstał we współpracy z partnerem.